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Quelques conseils pour résoudre les problèmes opérationnels de votre entreprise.

Vous avez constaté que certains problèmes reviennent fréquemment dans votre entreprise. Malheureusement, ces problèmes vous font perdre beaucoup de temps et d’argent. Vous vous sentez dans un cercle infini et les mêmes résultats reviennent ?

Prenez le temps de mettre en place une approche pour déterminer quels sont réellement les problèmes et mettez en place des solutions.

Voici quelques étapes pour y parvenir.

Déterminer le ou les problèmes

La première étape se concrétise au niveau de l’administration de l’entreprise. En effet, il faut être à l’écoute des maux de votre entreprise. Lorsque vous vous rendez compte que vos efforts sont en vain et que vous perdez de précieuses minutes dans certaines étapes de votre chaine de production, prenez le temps de récolter les informations pouvant vous aider à trouver la souche du problème.

Analyse de la situation actuelle

Posez-vous les questions nécessaires lorsque vous faites une introspection de votre situation.

Quand? (Quand avez-vous vu le problème?)

Pourquoi? (Quels sont les changements fréquents au niveau de votre organisation?)

Comment? (Est-ce que le problème survient lors de certaines occasions, ou est-il constant?)

Quoi? (Quels sont les éléments problématiques ? Sont-ils nombreux?)

Qui? (Quels acteurs sont en cause et quelles sont les personnes qui doivent être informées?)

Où? (Où avez-vous constaté le problème?)

Prendre des mesures temporaires

Lorsque le problème est trouvé, prenez des mesures temporaires sur-le-champ. Ne cherchez pas à instaurer la solution parfaite dès le départ. Minimisez les dégâts en mettant en place les ressources aux bons endroits. Il suffit de maximiser vos ressources présentes aux bons endroits.

Trouvez la racine du problème

Les problèmes dans la gestion de votre entreprise sont comme de la mauvaise herbe. Si vous n’attaquez pas le problème directement à la racine, ils risquent de revenir. Si les problèmes constatés sont simples ou normaux, appliquez la méthode des cinq pourquoi.  Cette méthode permet de trouver la racine du problème en se posant cinq fois la question « pourquoi ».

Q. Pourquoi je ne trouve pas de ressources ?

R. Je ne consacre pas assez de temps au recrutement

Q. Pourquoi je ne consacre pas assez de temps au recrutement ?

R. Car je dois porter plusieurs chapeaux pour arriver à mes fins.

Q. Pourquoi dois-je porter plusieurs chapeaux pour arriver à mes fins ?

R. Car je ne délègue pas assez.

Continuez ce processus au minimum cinq fois. Vous pourrez ainsi mettre le doigt sur la source du problème et l’attaquer directement. C’est souvent une question de 80/20. 80% des problèmes se règlent par 20% des solutions.

Proposer des solutions

Maintenant que vous avez mis le doigt sur la cause profonde de votre problème, évaluez les options qui sont possibles en tenant compte des impacts qu’elles auront sur les autres équipes. Montez-vous un plan secondaire pour vous assurer de pouvoir venir à bout de votre problème même si votre première solution n’a pas fonctionné.

Mettre votre plan d’action en place

Lorsque vous avez trouvé la solution à votre problème, assurez-vous d’affecter suffisamment de ressources et établissez un échéancier pour suivre l’implantation. Par la suite, il suffit de suivre les progrès et de standardiser cette solution afin de pouvoir l’utiliser convenablement dans tous les secteurs de votre entreprise.

Suivre les résultats

Après quelques semaines, vous serez en mesure de récolter les résultats de cette mise en place. Utilisez des indicateurs de rendements pour mesurer vos progrès en lien avec votre état initial et ajustez votre solution.

Lorsque vous trouvez le problème, il faut simplement le garder de vue et vous assurer de déterrer tous les problèmes qui peuvent venir avec afin de vous assurer que les résultats perdurent dans le futur.

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