Deux autres outils indispensables pour votre PME

La thématique de mon dernier article est l’utilisation de trois outils d’amélioration à connaitre et à maîtriser. Il existe une multitude d’outils de qualité comparable. Cependant, j’ai décidé de me consacrer à seulement deux d’entre eux. Vous retrouverez donc à l’intérieur de cet article deux différentes façons de procéder, qui je l’espère, vous permettra de vous assurer une amélioration continue au sein de votre entreprise.

Tout d’abord, débutons avec la technique du Pourquoi-Pourquoi:

Le Pourquoi-Pourquoi

• Cet outil sert à trouver les causes racines du problème présent dans l’entreprise. Plus précisément, il permet de trouver les problèmes indéterminés jusqu’à présent. Il faut s’en servir pour trouver une ou des solutions en lien avec le problème en question. Il empêche donc de se retrouver avec un problème résolu avec une solution temporaire.
• Étapes de mises en place du Pourquoi-Pourquoi

  • Mise sur pied d’un groupe du travail

    • Permets d’énoncer le problème et de s’assurer qu’il a été explicitement défini avec les membres concernés.

  • Effectuer l’analyse

    • Engager l’équipe dans un brainstorming en posant la question : pourquoi le problème existe-t-il ?
    • Lister toutes les raisons pour lesquels le problème semble exister.
    • Ordonner les réponses dans un diagramme en arbre des post-its de préférence
    • Exemple de Digramme en Arbre :
    • 
    • Décrire le problème et les causes possibles.
    • 
      • Il faut lister toutes les causes possibles.
      • Reprendre chaque question trouvée dans l’exercice précédent et reposer la même question : pourquoi ?
      • Noter les réponses sur un post-it et le placer sur le diagramme.
    • 
    • NB : le nombre de causes découlant du deuxième niveau peut varier.
    • Reprendre toutes les réponses trouvées précédemment et poser encore une fois la même question.
    • Noter les réponses dans le diagramme et continuer jusqu’à ce qu’il ne soit plus possible de trouver des réponses.
    • Le niveau de pourquoi peut varier selon le type de problème à résoudre.
    • Le but de l’exercice est de continuer jusqu’à ce qu’on atteigne la solution.
    • 

Par la suite, il suffit de trouver et mettre en place des solutions pour corriger la cause de base.

Il suffit de repartir le diagramme à l’envers et de résoudre chaque problème dans l’ordre et ainsi de suite. Ici, on comprend l’effet de répétition jusqu’à l’étape de résolution finale.

Le QQOQCCP

Poursuivons avec la méthode du QQOQCCP. L’acronyme QQOQCCP est en fait une série de mots qui amène le travailleur à se questionner sur plusieurs aspects:

• Quoi?
• Qui?
• Où?
• Quand?
• Comment?
• Combien?
• Pourquoi?

Cette série de questions très courtes a pour but de comptabiliser les informations essentielles afin de comprendre tous les aspects de l’objet étudié, et ce, en suivant une démarche méthodique et précise de questionnement. Cette méthode sert principalement à collecter des données nécessaires et suffisantes afin de faire un portait détaillé de la situation problématique tout simplement. Ici, on ne vise pas à régler des problèmes, mais bien de constater et d’investiguer sur les causes environnantes du problème. De cette façon, il est plus facile de comprendre le problème et de trouver la meilleure solution adaptée à celui-ci.

Avant même de procéder au questionnement, il est très important de se positionner sur l’objet d’analyse, le projet ou la procédure à améliorer. Une fois que l’objet d’analyse est précisé, la seconde phase peut-être maintenant envisagée celle de la préparation au questionnement. Il est fortement suggéré de dresser une liste de question et sous-questions pertinentes en lien avec l’objet d’analyse. Bien entendu, toutes les questions doivent être contextualisées en fonction de la nature du questionnement initial. Par la suite, la matrice du QQOCCP peut-être utiliser pour présenter vos réponses.

Néanmoins avant de se plonger dans l’analyse complète de l’objet étudié, chaque mot clé comporte son angle de réflexion et voici leurs descriptions respectives.

Quoi : une meilleure description du problème, de la situation, de l’activité, de la tâche ou du processus

Qui : une meilleure description des exécutants, des acteurs ou des personnes concernées

Où: une meilleure description des lieux

Quand: une meilleure définition des temps

Comment: une meilleure description de la manière ou de la méthode

Combien: une meilleure gestion du coût ou du gain

Pourquoi : une meilleure connaissance de la cause et des motifs

Après avoir bien compris les différents mots clés, il est maintenant l’heure de poser les questions et de collecter les données. En suivant vigoureusement chacune des étapes, l’analyse du problème sera beaucoup plus évidente. Voici en résumé, une suite logique à suivre lorsque vous utilisez l’outil du QQOCCP.

A. Déterminer l’objet d’analyse.

B. Préciser les questions et les sous-questions.

C. Mener l’enquête en posant les questions et en

D. Récolter les données.

D. Poursuivre l’analyse.

En espérant que cet article vous sera utile au sein de votre équipe de travail, nous vous souhaitons de bonnes discussions avec vos collègues.

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