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Comment bien organiser vos Daily Scrum meeting.

Pour s’assurer du bon déroulement d’un projet Scrum, il faut s’assurer de savoir comment organiser un Daily Scrum meeting. Cette réunion aide l’équipe à communiquer et elle permet de détecter rapidement les problématiques. Malheureusement, elle est trop souvent mal tenue ce qui a comme effet de la rendre inutile.

Mais concrètement, qu’est-ce que le Daily Scrum Meeting?

C’est ce qui permet à chacun des membres de l’équipe de connaître leurs objectifs du jour ainsi que les obstacles qu’ils peuvent rencontrer.

Il faut s’assurer que chaque membre de l’équipe répond brièvement à trois questions.

  • Qu’est-ce que j’ai fait hier;
  • Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui;
  • Est-ce que je rencontre un problème ou un bloquant dans mes tâches actuelles.

C’est un moyen simple et efficace de discerner ce qui a été fait et ce qui reste à faire.

Voici donc 4 astuces pour optimiser vos rencontres quotidiennes.

Respectez le 15 minutes.

Il est bien important que les réunions commencent à une heure fixe chaque matin. Pour ne pas vous retrouver avec seulement la moitié de l’équipe présente lors de vos appels. Il est conseillé de discuter de l’heure de la réunion avec les membres afin de trouver une heure qui convient à tous. Il faut s’assurer que la durée des cérémonies ne dépasse pas 15 minutes et moins si l’équipe est constituée de moins de 6 membres. C’est au SM d’y veiller. C’est pour cette raison qu’un système de minuteur peut être à envisager.

Utilisez un système de management visuel

Avoir un support visuel sur lequel s’appuyer est un excellent moyen de tenir notre troupe intéressée aux appels. Le tableau Kanban est l’outil le plus utilisé dans ces multiples rencontres.

En effet, avoir un support visuel permet à votre équipe de développement de voir, en un coup d’œil quel travail reste à faire et quel travail a été effectué. L’ensemble des développeurs aiment pouvoir changer leurs tâches de catégories à chaque DSM.

Faites attention à la concentration

L’un des principaux problèmes lors de vos appels est souvent lié à la concentration des membres de votre équipe.

Plusieurs préoccupations peuvent arriver telles que :

  • Un courriel entrant
  • La fatigue du matin
  • L’arrivée d’une personne dans l’espace de travail

Beaucoup de bonnes raisons qui nous poussent à mettre de côté le DSM et de ne pas l’écouter attentivement.

C’est pour cette raison que le SM doit s’assurer que chacun parle de à son tour en les nommant les uns à la suite des autres. Ainsi, ils devraient rester attentifs s’ils sont sollicités.

Soyez prêt à l’avance

Si vous êtes le SM, levez-vous d’avance et rejoignez l’endroit (physique ou numérique) en avance. Si vous arrivez trop juste à votre rencontre, le début risque d’être décalé et il est important de pouvoir commencer vos cérémonies à l’heure pour vous assurer un bon déroulement.  Assurez-vous d’avoir vos supports visuels à jour.

Comment reconnaître un mauvais DSM

Si les informations utiles ne sont pas communiquées lors des appels, vos réunions seront rapidement perçues comme une perte de temps et les membres de votre équipe y participeront à contrecœur. Il suffit qu’une personne ne veuille plus y participer pour que le château de cartes s’écroule. Gardez un œil sur la participation de vos membres et ajustez le tir si vos rencontres semblent décousues.

Pour terminer, gardez simplement en tête que d’avoir des rencontres quotidiennes peut devenir très répétitif et qu’en ne mettant rien en place pour soutenir l’ambiance matinale de ces appels, vous vous retrouverez avec de DSM beaucoup moins intéressants que si vous apportez des supports visuels et que vous personnalisés vos rencontres avec les individus qui s’y trouvent. Mettez en place vos pratiques et ajustez-vous au fur et à mesure que le temps passe. Après tout, l’agilité est une forme d’amélioration continue!

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