La création événementielle

Déroulement de la création d’un événement dans une agence

Comme pour tous les grands projets, il y a des étapes à suivre afin de rendre ceux-ci le plus merveilleux possible. Avant la rencontre avec le client, il faut avoir fait quelques recherches pour en savoir plus sur l’entreprise. Par exemple, il faut s’informer sur les activités et la culture de l’entreprise, le type de clientèle, les employés (renseignements sur l’âge et le sexe) et, si possible, prendre des informations du projet avant la rencontre pour savoir de quoi il s’agit. 

• 1. Rencontre avec le client

Il faut alors recueillir le plus d’informations possible afin de bien réaliser l’événement. Il n’y a pas trop de questions, vaut mieux en savoir plus que moins. 

• 2. Création

Afin de bien préparer l’événement, il est suggéré de voir sur le web de quoi on l’air les autres événements de la sorte. De cette manière, il est facile de s’inspirer et de développer de nouvelles idées à partir de cela. Il faut, quand même, rendre l’événement exclusif afin d’attirer les foules et les regards.

3. Élaboration du projet

À cette étape, il faut faire des plans préliminaires afin de pouvoir visualiser l’événement et pour faire le squelette de celui-ci. ​

• 4. Soumissions des fournisseurs

Il est bien important de connaitre les fournisseurs et de les rencontrer en face afin de mieux voir les produits et services qu’ils offrent. Aussi, il faut bien connaitre son projet afin d’obtenir des prix exacts de la part de ceux-ci. Il est fortement conseillé de visiter les lieux de l’événement avec les fournisseurs pour prévenir les imprévus et pouvoir s’adapter en conséquence. Par la suite, il faudra faire des propositions de services.

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• 5. Scénarisation et logistique​

Il faut aller sur les lieux de l’événement et visualiser le tout. Avec des plans détaillés, il faut guider les fournisseurs et monter le scénario complet de la soirée. S’il y a lieu, il faut faire des tests de son et de projection afin de s’assurer que le tout fonctionne. Aussi, il faut faire évaluer l’électricité pour savoir si la boîte peut résister à plusieurs éléments qui fonctionnent en même temps et à un certain niveau.  

• 6. Événement

La journée de l’événement, ne signifie pas que tout est réglé, car il y aura certainement des imprévus à gérer.​

• 7. Suivi post-événement

Après l’événement, il y aura une rencontre avec le client afin de faire une rétroaction de la journée ou la soirée. Ce qu’il faudra modifier pour la prochaine fois, ce qu’il va falloir conserver, etc. 

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