Le changement c’est pour quand? suite et fin

Après une première partie visant à expliquer ce qui amène à initier un projet de conduite du changement, cette dernière partie de l’article vise à décrire concrètement comment mettre en œuvre, selon moi, un tel projet.

Comment l’aborder en mode projet ?

La méthodologie Agile Scrum m’a particulièrement apporté dans mes réflexions sur la manière de mener un projet de conduite du changement.

Tout d’abord, dans la construction du projet, il est possible de se reposer sur les 5 étapes du modèle du Tuckman :

Forming : il est important de prendre du temps sur cette étape. Il faut que les différentes parties prenantes apprennent à se comprendre, à identifier les contraintes et les besoins de chacun. Même si cela peut être pris par certains comme un “gadget”, les Ice Breaker et les activités fédératrices sont des outils importants à exploiter lors de cette étape.
Storming : la pire et la meilleure des étapes en conduite du changement 🙂. C’est le cœur du changement. C’est l’étape où il va falloir tenir au mieux la barre dans la tempête en écoutant, en accompagnant, en soutenant les différents acteurs.
Norming : le plus dur est normalement passé, on commence à évaluer les premiers apports. On identifie des axes d’amélioration continue
Performing : le changement apporte ses fruits et une plus value significative. C’est peut-être le moment de partager le savoir-faire acquis avec d’autres équipes ?
Adjourning : les objectifs de changement ont été atteints. C’est la fin du projet, il est temps de faire le bilan.

Ensuite, afin de conduire un tel projet, les valeurs et piliers Agile Scrum doivent avoir une résonnance particulière :

Les valeurs :
- Focus : à partir du moment où on se lance dans un projet de changement, il faut que l’ensemble des parties prenantes se mobilisent sur ce projet. Il faut, autant que faire se peut, éviter de repousser continuellement certains objectifs ou échéances (“On a un projet facturable qu’on doit prioriser”, “Il y a eu des changements RH au sein des équipes, on ne va pas, en plus, changer leurs outils ou méthodes”…)
- Ouverture : l’ensemble des parties prenantes doit s’ouvrir au changement. Il est important de les accompagner pour sortir du “confort” du statu-quo.
- Respect : l’ensemble des parties prenantes doivent respecter les visions et les difficultés de chacun.
- Courage : le changement amène de l’inconfort. Il faut l’accepter et avoir le courage de dépasser cela. Il faut parfois accepter de perdre le contrôle sur certaines choses (exemple : pour un passage d’une gestion Waterfall vers Agile, il est parfois compliqué pour le management de voir leur prisme du suivi de l’avancement projet totalement chamboulé avec une autonomie plus forte donnée à l’équipe). De même, il faut parfois accepter de dire qu’on ne maîtrise pas un sujet et de solliciter l’avis et l’aide d’experts afin d’éviter que certains choix ou décisions soient pris par des acteurs ayant une connaissance que partielle des contraintes et impacts.
- Engagement : tout le monde doit s’impliquer dans le projet afin d’aller conjointement vers le(s) objectif(s) fixés
Les piliers :
- Transparence : il s’agit ici d’un aspect particulièrement important selon moi. La transparence est la base qui permettra à l’ensemble des parties prenantes de comprendre le “Pourquoi” du changement et d’y adhérer. Exemple : Le changement d’outil décidé par la direction se fait uniquement dans un but de réduction de coût ? Pourquoi le cacher ? Les équipes peuvent tout à fait le comprendre et faire les actions nécessaires au maintien de la bonne santé financière de leur entreprise
- Inspection : À toutes les étapes du projet (en amont, pendant, après), il est important d’étudier en profondeur la situation, ce qui a été fait, ce qu’il reste à faire, ce qu’il faudrait revoir…
- Adaptation : évidemment, qui dit changement, dit adaptation. Il s’agit donc d’un axe sur lequel il est important de travailler / accompagner.

Une logique MVP (Minimum Viable Product) ? Oui !
Des objectifs de changement trop ambitieux dès le départ peuvent amener du découragement, de la dispersion. Focalisons-nous d’abord sur l’essentiel :

Comment découper le projet en étapes permettant de bénéficier de changements progressifs ?
Comment prioriser ces étapes ?
Après chaque étape : est-ce qu’il y a un intérêt à poursuivre vers la prochaine étape ou les changements apportés sont suffisants ?

Une mise en œuvre progressive avec un suivi régulier : de la même manière que sur un projet de développement, il est important d’éviter l’effet tunnel. Tout comme, plus une anomalie est détectée tard, plus elle est coûteuse à résoudre : plus un impact ou une contrainte lié à un changement est détecté tard, plus il sera compliqué d’y pallier.

C’est pourquoi il est important de cadrer initialement le périmètre et les objectifs des différentes étapes de la conduite du changement, et de faire un bilan (type “rétrospective”) à la fin de chaque étape pour s’adapter et poursuivre au mieux les éventuelles prochaines étapes.

Alors, le changement c’est maintenant ?

A chacun de juger 🙂! Le changement ce sera au moment où l’ensemble des parties prenantes auront pu être enrôlées de manière positive dans le processus et que, collectivement, ils répondront “Oui, c’est maintenant !”

Bien menée, une conduite du changement aboutit donc forcément ?

Rien ne peut garantir qu’un projet de conduite du changement aboutisse à 100% aux objectifs fixés en début de projet.

Plein d’éléments, contraintes, particularités individuelles et collectives peuvent remettre en question le ou les objectifs initiaux.

Néanmoins, je pense qu’avec une approche positive, le projet de conduite du changement doit avoir permis à l’ensemble des parties prenantes d’évoluer. Par exemple :

meilleure compréhension mutuelle au sein des équipes, entre les équipes et leur hiérarchie, entre un client et son(ses) partenaire(s)…
remise en question de certaines méthodes “historiques”
ouvertures à de nouvelles technologies / outils
nouveaux retours d’expérience bénéfiques pour les futurs projets
…

Dès lors, à partir du moment où on a réussi à évoluer, à apprendre de nos réussites et de nos erreurs, je pense que oui, d’une certaine manière, le projet de conduite du changement aura réussi.